Оформление делового письма на английском языке и ведение деловой переписки

В культуре англоязычных стран существует строгий этикет написания деловых писем. Соблюдение этих правил в письмах демонстрирует профессионализм, уважение к получателю и помогает выстроить крепкие деловые отношения и долгосрочную работу.

← Другие статьи

Деловое письмо — это важный инструмент для официального общения в бизнес-среде.

В этой статье мы подробно рассмотрим правила оформления писем, их структуру, а также шаблоны деловых писем на английском языке, которые могут пригодиться вам в работе.

Стили деловой переписки

В деловом письме принято использовать 3 основных стиля: формальный, неформальный и нейтральный. Выбор стиля зависит от контекста ситуации, степени знакомства с получателем, его статуса и цели письма.

Используется в деловых переписках, когда необходимо сохранить дистанцию между отправителем и получателем.

Английский — язык международных
IT-конференций, семинаров и других мероприятий. Участие в них позволяет разработчикам делиться своими знаниями, налаживать контакты, находить новых клиентов и работодателей.

Формальный стиль

Можно использовать в письме, когда отправитель и получатель хорошо знакомы друг с другом.

Неформальный стиль

Используется в ситуациях, когда необходимо сохранить баланс между формальным и неформальным стилем.

Нейтральный стиль

Общие правила оформления делового письма на английском

Используйте формальный язык, избегайте сокращений, жаргонных выражений. Такой формат подразумевает использование вежливых формулировок и избегание личных обращений, если это не требуется.

Деловой стиль

Избегайте в письмах эмоционально окрашенных выражений и старайтесь придерживаться нейтрального тона в переписке.

В письме текст должен быть разделен на смысловые абзацы для удобства восприятия. Каждый абзац должен начинаться с основного предложения, которое кратко излагает основную идею абзаца.

Структура

Далее следуют пояснения или дополнительные детали. Это поможет получателю легко найти и понять ключевые моменты вашего сообщения.

Если в письме есть перечисления, используйте маркеры или нумерацию. Это поможет структурировать информацию и сделать ее более доступной для восприятия.

Списки

Четкая структура письма с использованием списков позволяют легко ориентироваться в содержимом письма.

Деловой этикет

Соблюдение делового этикета в электронной переписке — это ключ к построению профессиональных отношений и созданию положительного имиджа.

Хороший пример

Используйте вежливый и уважительный тон

Dear Mr. Smith, I hope you are doing well.
(Уважаемый мистер Смит, надеюсь, у вас все хорошо.)

Плохой пример

Hey John, what's up?
(Привет, Джон, как дела?)

Хороший пример

Избегайте сокращений и неформальных выражений

Please let me know if you have any questions. (Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.)

Плохой пример

BTW, I'll need this ASAP.
(Кстати, мне это нужно как можно скорее.)

Хороший пример

Используйте грамматически правильный язык

I would appreciate it if you could send me the report by Friday. (Я был бы признателен, если бы вы могли отправить мне отчет до пятницы.)

Плохой пример

I need this report done by Friday.
(Мне нужен этот отчет до пятницы.)

Хороший пример

Будьте лаконичны и понятны

I am writing to request information about your product pricing. (Я пишу, чтобы запросить информацию о ценах на ваш продукт.)

Плохой пример

I'm just reaching out to see if you have any info on this. (Я просто пишу, чтобы узнать, есть ли у вас информация по этому поводу.)

Перепроверьте письмо перед отправкой

Убедитесь, что в вашем письме нет орфографических и грамматических ошибок, оно хорошо структурировано и легко читается.

Помните: первое впечатление имеет решающее значение. Аккуратное оформление письма создаст у получателя положительное впечатление о вас и вашей организации.

Структура делового письма на английском

адрес и дата

Правильное оформление адреса и даты в деловом письме на английском — это важный аспект, который показывает профессионализм и внимательность отправителя.

Указывается в верхнем правом углу письма. Включает в себя имя отправителя, должность, название организации, адрес (улица, город, почтовый индекс), и контактные данные (телефон, электронная почта).

Адрес отправителя

Указывается ниже адреса отправителя или адреса получателя, обычно справа. Дата должна быть написана в формате день-месяц-год.

Дата

John Smith
Marketing Manager
ABC Corporation
123 Main Street New York, NY 10001
john.smith@abccorp.com
+1(555) 123-4567

11 July 2024

приветствие

Приветствие устанавливает тон письма и показывает уважение к получателю в зависимости от степени знакомства и формальности.

Если вы знаете имя и пол, то все довольно просто: можно использовать формальное «Dear Mr/Ms» или менее формальное «Hello, John», «Morning, Ms Jones».

Бывает так, что имя известно, но точно понять, мужское оно или женское, не получается. Тогда можно просто использовать полное имя — «Dear Jody Johnson».

К группе лиц можно обращаться «Dear colleagues», а для менее официального письма — «Hi everyone», «Hi there».

Если вы отправляете письмо на общий e-mail, можно написать «Greetings» или «Dear (название компании) Team».

вступление

В первом абзаце необходимо сообщить о цели делового письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Это может быть ответ на предыдущее письмо, запрос информации, благодарность за ранее решенный вопрос или просьба.

Ссылка на предыдущую переписку

Если вы уже общались с получателем по электронной почте, можете начать письмо, сославшись на предыдущую переписку. Предложение можно начать так:

Пример:
I am writing to follow up on my previous email of June 20th regarding the order status for item #12345.

I am writing to follow up on my previous email of [дата] regarding... (Я пишу вам в продолжение моего предыдущего письма от [дата] по поводу...)

As per our last conversation on [дата], I would like to… (В соответствии с нашей последней беседой от [дата], я хотел (а) бы…)

Запрос информации

Если вам нужна информация о продукте, услуге, компании или мероприятии, можете начать письмо, вежливо запросив эту информацию. Начните предложение так:

Пример:
I am writing to inquire about the registration process for your upcoming conference. I am interested in attending the event and would like to know more about the different registration options.

I am writing to inquire about your [название продукта/услуги]... (Я пишу вам, чтобы узнать больше о вашем [название продукта/услуги]...)

I would be grateful if you could provide me with more information on... (Я был(а) бы признателен(на), если бы вы могли предоставить мне больше информации о...)

Выражение заинтересованности в продукте или услуге

Если вы заинтересованы в продукте или услуге компании получателя, можете начать письмо, выразив свою заинтересованность.

Пример:
I am writing to express my interest in your cloud storage solutions. I am currently looking for a solution that can... (Я пишу вам, чтобы выразить свою заинтересованность в ваших решениях для облачного хранения. Я сейчас ищу решение, которое может...)

I am writing to express my interest in your [название продукта/услуги]... (Я пишу вам, чтобы выразить свою заинтересованность в вашем [название продукта/услуги]...)

I recently came across your website and was particularly interested in your [описание продукта/услуги]… (Я недавно наткнулся (ась) на ваш сайт и был (а) особенно заинтересован (а) в вашем [описание продукта/услуги]…)

Приглашение к сотрудничеству

Если вы хотите предложить сотрудничество, можете начать письмо, изложив суть своего предложения.

Пример:
I am writing to propose a collaboration between our companies on developing a new marketing campaign for our target audience.

I am writing to propose a collaboration between our companies on the [название проекта] project… (Я пишу вам, чтобы предложить сотрудничество между нашими организациями в рамках проекта [название проекта]…)

I believe that our companies could benefit greatly from working together on… (Я считаю, что наши компании могли бы получить большую выгоду от совместной работы над…)

Помните: вступление должно быть кратким, вежливым и информативным.

Основная часть письма

Опишите суть вашего сообщения в письме. Старайтесь быть лаконичными — здесь нужно четко и понятно изложить свои мысли и намерения.

заключительная часть письма

В этой части можно отметить, что вы ждете ответ или ожидаете определенных действий от получателя. Также здесь можно подчеркнуть важность вопроса или предложить помощь.

Вежливое окончание и подпись

В качестве подписи в деловом письме на английском обычно используются:

Sincerely,
John Smith
Marketing Manager
ABC Corporation
john.smith@abccorp.com
+1 (555) 123-4567

«Yours faithfully», «Yours sincerely», «Sincerely» — «С уважением»

«Best wishes», «Kind regards», «Warm regards» — «С наилучшими пожеланиями»

После вежливого окончания указывается имя отправителя, должность, и контактные данные.

Шаблон делового письма на английском языке

John Smith
Marketing Manager
ABC Corporation
123 Main Street New York, NY 10001 john.smith@abccorp.com
+1(555) 123-4567

11 July 2024

Jane Doe
Sales Director
XYZ Ltd.
456 Elm Street
San Francisco, CA 94102

Dear Ms. Doe,

I am writing in response to your letter dated July 5, regarding the potential partnership between ABC Corporation and XYZ Ltd.

In your letter, you mentioned the need for additional information about our product line. Please find attached detailed brochures and pricing information for all our products. We believe our offerings will meet the needs of your esteemed company and look forward to discussing this further.

We would appreciate it if you could review the attached documents and provide your feedback at your earliest convenience.

Should you have any questions or require further clarification, please do not hesitate to contact me directly.

Sincerely,
John Smith
Marketing Manager
ABC Corporation john.smith@abccorp.com
+1 (555) 123-4567

пример на английском

Джон Смит
Менеджер по маркетингу
Компания “ABC”
123 Main Street Нью Йорк, NY 10001 john.smith@abccorp.com
+1(555) 123-4567

11 июля 2024

Джейн Доу
Директору по продажам
Компания “XYZ”
456 Elm Street
Сан-Франциско, CA 94102

Уважаемая мисс Доу,

Пишу в ответ на ваше письмо от 5 июля относительно потенциального партнерства между ABC и XYZ.

В письме вы упомянули необходимость дополнительной информации о нашем продуктовом портфолио. Во вложении вы найдете брошюры и информацию о стоимости наших продуктов. Мы уверены, что наши предложения отвечают потребностям вашей организации, и будем рады обсудить детали.

Мы будем признательны, если у вас будет возможность изучить прилагаемые документы и поделиться обратной связью при первой же возможности.

Если у вас возникнут вопросы или потребуется дополнительная информация, пожалуйста, дайте нам знать.

Искренне ваш,
Джон Смит
Менеджер по маркетингу
Компания “ABC”
john.smith@abccorp.com
+1 (555) 123-4567

перевод на русский

Клише, которые стоит избегать в письмах:

В деловом письме на английском важно не только использовать правильные выражения, но и избегать устаревших или чрезмерно формальных клише, которые могут создать впечатление излишней формальности. Вот несколько примеров таких клише в английском языке и почему их стоит избегать в письме:

Enclosed please find...;К настоящему письму прилагается...;Эта фраза звучит слишком формально и старомодно. Лучше использовать более простое и современное «Please find attached...» Per our conversation...;Согласно нашему разговору...;Фраза звучит сухо и может быть воспринята как безличная. Вместо этого можно использовать «As we discussed...» At your earliest convenience...;При первой возможности...;Фраза может звучать как давление на получателя и подразумевает срочность, которая может быть неоправданной. Лучше сказать «As soon as you can» или «When you have a moment.» Please be advised that...;Пожалуйста, будьте уведомлены, что...;Звучит формально и сухо. Можно использовать более дружелюбное «Just to let you know...» It has come to my attention that...;Мне стало известно, что...;Фраза звучит как канцеляризм и может быть воспринята как обвинение или критика. Лучше использовать «I noticed that...» I am writing to you to...;Пишу вам, чтобы...;Начало письма с этой фразы избыточно и звучит слишком формально. Можно сразу перейти к сути, например, «I wanted to discuss...» Please do not hesitate to contact me.;Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.;Хотя эта фраза часто используется, она может звучать как шаблон. Лучше сказать «Feel free to reach out if you have any questions.» Pursuant to our agreement...;В соответствии с нашим соглашением...;Это устаревшее и формальное выражение. Можно использовать «According to our agreement...»

Особенности деловых писем на английском языке в разных странах

Деловая переписка играет важную роль в современном мире, так как она позволяет устанавливать и поддерживать связи между партнерами, клиентами и коллегами по всему миру. Однако, культурные особенности в разных странах могут значительно влиять на стиль писем и деловую коммуникацию.

Давайте рассмотрим основные различия в деловом письме на английском в Великобритании, США и некоторых странах Азии.

Великобритания

В Великобритании деловое письмо характеризуется формальностью и вежливостью. Британцы уделяют большое внимание этикету и предпочитают излагать свои мысли четко и структурировано.

Пример:

Dear Mr. Smith,

I hope this message finds you well.

I am writing to inform you about the upcoming meeting scheduled for the 15th of July. Please find the agenda attached for your review. Your input on the discussed topics will be highly appreciated.

Looking forward to your response.

Best regards,
Jane Doe

В данном примере используется формальное приветствие и прощание, а также вежливое и структурированное изложение информации.

США

Американское деловое письмо отличается более неформальным и прямым стилем. Американцы ценят краткость и эффективность в общении, что отличает их деловую коммуникацию.

Пример:

Hi John,

Just wanted to remind you about the meeting on July 15th. Please check the attached agenda and let me know if you have any questions or comments.

Thanks,
Jane

Здесь мы видим более неформальное приветствие и прощание, а также краткое и прямое изложение информации.

Азия

В странах Азии, таких как Япония и Китай, деловая переписка имеет свои уникальные особенности, связанные с культурой и традициями. В этих странах важен высокий уровень формальности и уважения к собеседнику.

Пример:

Dear Mr. Tanaka,

I hope this message finds you well.

I am writing to respectfully request a meeting to discuss our ongoing project. Your expertise and guidance have been invaluable, and I believe your insights will greatly contribute to our success. Please let me know a convenient time for you.
Thank you for your consideration.

Sincerely,
John Doe

В данном примере используется формальное приветствие и прощание, а также уважительное и учтивое изложение информации.

Япония

Пример:

Dear Ms. Li,

I trust this email finds you in good health and high spirits.

I am reaching out to follow up on our recent discussions about the partnership opportunities. Your team's professionalism and innovative approach have left a strong impression on us. We are keen to explore how we can collaborate further and would appreciate the chance to meet at your earliest convenience.

Warm regards,
Jane Smith

Китай

Этот пример также демонстрирует высокий уровень формальности и уважения к адресату.

Соблюдая эти правила составления деловых писем на английском, вы сможете произвести хорошее впечатление и построить прочные отношения с вашими коллегами по работе.

Официальный тон, отсутствие в деловом письме на английском сленга, жаргонизмов и излишне небрежных выражений покажут, что вы цените время и мнение адресатов.

Логичное и лаконичное структурирование ваших электронных писем на английском с четкой темой и кратким введением поможет вашим получателям быстро понять цель вашего сообщения и соответствующим образом отреагировать.

Хотите уверенно вести деловую переписку на английском языке, расширить словарный запас для коммуникации и научиться вести переговоры с коллегами для успешного ведения бизнеса?